На предприятиях, где трудится несколько человек, каждый выполняет определенные обязанности. Какая работа и в каком порядке должна осуществляться сотруднику объясняет непосредственный руководитель. Устный инструктаж эффективен, но лучше, если порядок действий, права и зона ответственности будут отображены на бумаге и закреплены подписью.
Трудовым законодательством не регламентируется составление инструкции, но акты Минтруда РФ, Федеральной службы по труду рекомендуют использовать эти документы. Составление документации стоит поручить профессионалам. Это поможет избежать ошибок, недоразумений, конфликтных ситуаций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция (ДИ) – внутренний документ предприятия, содержащий детальное описание обязанностей, порядка действий на рабочем месте, прав и ответственности, квалификационных требований. Составление нормативного акта направлено на улучшение эффективности работника, его грамотное взаимодействие с коллегами и руководством. Исполнение предписаний является обязательной частью трудового процесса. Оформляется ДИ как часть заключаемого с работником договора или как отдельный документ внутреннего делопроизводства.
Как составить должностную инструкцию
Составление ДИ не регламентируется трудовым законодательством. Как должен выглядеть локальный документ решает руководитель предприятия. При его составлении рекомендуется ориентироваться на Профессиональные стандарты, Квалификационные справочники. Изложенные в них требования руководство компании может корректировать, подстраивая под специфику фирмы.
При составлении ДИ выделяют следующие разделы:
- общие положения – наименование должности, структурного подразделения, подчиненность руководителю, перечень подчиненных. Описывается порядок назначения на должность, освобождения от занимаемого места, замещения на период отпуска или временного отсутствия. Перечисляются правовые акты, на основании которых выполняется деятельность;
- обязанности с учетом специфики производства – детально перечисляются задания, выполняемые в течение рабочего дня или определенного периода. Это дополняется общими обязанностями по соблюдению правил внутреннего распорядка, норм по охране труда;
- права работника – связаны с выполняемыми задачами, базируются на ТК;
- пределы ответственности – фиксируются границы, до которых имеет право действовать сотрудник на занимаемой должности, описываются его ответственность за неисполнение обязанностей;
- квалификационные требования – указывается необходимый уровень образования, профессиональной подготовки, стаж работы по специальности. Перечисляются нормативные отраслевые и правовые документы, с которыми должен быть знаком сотрудник.
При составлении можно добавить пункт, в котором описывается время и порядок внесения изменений в документацию.
Разработка и утверждения должностной инструкции
Составление инструкции лучше поручить специалистам в области трудового права. Это избавит от ошибок, отсутствия взаимосвязей, неточных формулировок, пересечения обязанностей. Утверждение – задача руководителя предприятия. В классическом варианте он выносит свою резолюцию в верхнем правом углу на лицевой странице. Инструкция подписывается работником. При отсутствии подписи сотрудника его нельзя привлечь к взысканию.
Документация готовится в двух экземплярах: один хранится у руководства, второй – на рабочем месте. Написание инструкции поможет правильно распределить роли в бизнес-процессах, хорошо укрепит внутреннюю дисциплину, увеличит эффективность управления и снизит вероятность конфликтов.